header-apothekers Apothekers

Declaratie informatie

Op deze pagina vindt u algemene informatie over het declaratieproces. Op onze beveiligde webapplicatie CHA-Online vindt u meer gedetailleerde informatie.

U vindt hier een overzicht met alle verzekeraars.

CHA-Online

CHA-Online is de online webapplicatie van CHA. Via CHA-Online kunt u declaraties uploaden en afgekeurde declaraties direct herdeclareren. Wilt u meer weten over CHA-Online, neem dan contact op met ons!

Een handleiding voor het aanmaken van gebruikersaccounts vanuit het beheeraccount in CHA-Online is hier te vinden. 

Aanleveren van grote declaratiebestanden

Wanneer u uw declaraties aanlevert via CHA-Online, dan bent u verzekerd van een veilige gegevensoverdracht. Het aanleveren gaat heel makkelijk door in het startscherm rechts bovenaan te klikken op het symbool met het pijltje (Declaratie(s) uploaden). Vervolgens kunt u al uw declaratiebestanden (maximaal 3 MB per bestand) uploaden. Is het bestand groter dan 3 MB, dan kunt u het bestand ‘inpakken’ met een ZIP-programma (zoals 7-ZIP). Of u klikt met uw rechtermuis op het bestand en kiest voor ‘Kopiëren naar’, ‘gecomprimeerde (gezipte) map’.

Wanneer u uw declaraties aanlevert via de e-mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.), is het van belang dat u deze verstuurt via een veilig e-mailadres, zoals bijvoorbeeld een ZAP- of E-zorg e-mailadres. Wanneer u gebruik maakt van CHA-Online, heeft u automatisch de beschikking over een ZAP-mailadres. Bij het gebruik van dit e-mailadres voor berichtenverkeer tussen u en CHA, weet u zeker dat de berichten beveiligd zijn.
Het is niet mogelijk om declaratiebestanden in ons systeem te verwerken die worden klaargezet in een beveiligd portaal met wachtwoord of die als ZIP-bestanden zijn beveiligd met een wachtwoord. Houd u hier rekening mee bij het aanleveren van uw declaraties. Ook is het niet nodig om declaratiebestanden met een wachtwoord te beveiligen die worden aangeleverd via CHA-Online of een ZAP- of E-zorg e-mailadres.

Voorschrijvergegevens

Landelijk is afgesproken dat het invullen van de persoonlijke AGB-code van de voorschrijver in de meeste gevallen genoeg is voor een correcte declaratie. Er zijn drie uitzonderingen op dit uitgangspunt:

  • Bij recepten die zijn voorgeschreven door een medisch specialist dient u de persoonlijke AGB-code van de medisch specialist, de soort voorschrijver en de AGB-code van de instelling in te vullen.
  • Recepten die afkomstig zijn van bijzondere instellingen (bijvoorbeeld RIAGG’s, GGZ-instellingen, trombosediensten, waarneemposten van huisartsen) is het juist verplicht de AGB-code van de instelling in te vullen en de persoonlijke AGB-code leeg te laten.
  • Als de persoonlijke AGB-code niet bekend is, hoeft u hier niets in te vullen. U dient wel de specialisatie in te vullen.

Wij hebben een tabel met voorbeelden uitgewerkt ter illustratie van bovenstaande afspraken. Deze is hier te vinden.

Module Prijsbestanden

De afspraken die bepalen welke vergoedingen u krijgt, wisselen ieder jaar. Ook als het contract met een zorgverzekeraar doorloopt, kan uw kwaliteitsniveau veranderen wat vaak leidt tot een ander WMG-tarief. Dit maakt het complex om bij alle zorgverzekeraars voor alle middelen de juiste vergoeding te declareren. Maakt u gebruik van onze module Prijsbestanden of het Zeker-traject? Dan helpt CHA u hierbij.

Ieder jaar vragen wij bij u of uw zorgmakelaar de prijsafspraken, tussen u en de verschillende zorgverzekeraars, op. Op basis van deze gegevens spoelen wij de volgende bestanden in:
• Parameterbestand;
• Tarievenbestand;
• Prijzenbestand.

Parameterbestand
Het Parameterbestand spoelen we één keer per jaar in. Dit gebeurt in januari voor alle UZOVI’s dit in dat jaar actief zijn. De door u aangeleverde prijsafspraken zijn leidend voor het inspoelen van de verschillende parameters. Als u gedurende het jaar een nieuw (aangepast) parameterbestand wilt ontvangen, dan kunt u dit ad hoc aanvragen.

Bekijk hier het overzicht van de parameters die CHA inspoelt. Wij adviseren u om dit document goed door te nemen.

Tarievenbestand
Het tarievenbestand wordt maandelijks ingespoeld. In de tarievenbestanden worden de tarieven per UZOVI-code en per WMG- en prestatiecode ingespoeld. CHA gebruikt hiervoor de tarieven die zijn doorgegeven door u of uw zorgmakelaar.

Verschillende zorgverzekeraars - zoals VGZ, Zilveren Kruis, Menzis en CZ - hanteren verschillende kwaliteitsprofielen, met een apart WMG-tarief per profiel. Vandaar dat wij u vragen om deze varianten via een invulformulier aan ons door te geven. Het invulformulier sturen wij ieder jaar aan u en uw zorgmakelaar toe aan het einde van het betreffende kalenderjaar. Om er zeker van te zijn dat u de juiste vergoeding ontvangt, is het van belang dat CHA de ingevulde formulieren tijdig en volledig ontvangt.

Prijsbestand
Tot slot worden maandelijks de mutaties in vergoedingen of vergoedingen voor nieuwe artikelen, waarbij de prijs van de contractafspraken afwijkt van de prijs van de Apotheek Inkoopprijs (AIP), ingespoeld. Dit noemt CHA het prijsbestand.

CHA spoelt met het prijsbestand de juiste vergoeding per verzekeraar en Z-Index nummers in. Maandelijks worden er mutaties in prijzen of nieuwe artikelen doorgevoerd. Om die reden heeft CHA besloten om maandelijks een prijsbestand in te spoelen.

Voor de gebruikers van Pharmacom en CGM/Mira kunnen wij het parameter-, tarieven- en prijsbestand automatisch inspoelen. Ook kan er gekozen worden om bijvoorbeeld alleen het tarief- en prijsbestand automatisch in te spoelen en het parameterbestand handmatig in te spoelen. Deze keuze kunt u ook via het invulformulier doorgeven. Het automatisch inspoelen van de inspoelbestanden is voor de gebruikers van APRO helaas niet mogelijk. Voor deze gebruikers zet CHA de inspoelbestanden op CHA-Online. Vervolgens kunt u de inspoelbestanden downloaden en dient u deze bestanden zelf in te spoelen in APRO. Heeft u hulp nodig bij het inspoelen van de inspoelbestanden in APRO? Dan verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk van Promedico.

Button nieuws